会社のホームページを開いたら、トップに「新年のご挨拶」が残ったまま…。採用ページは去年のまま、イベント情報は「近日公開」で止まっている。こうした“止まったサイト”の多くは、更新を担当していた人が退職や異動でいなくなり、仕事が一人に依存していたことが原因です。
この記事では、なぜ一人任せになりやすいのか、放置するとどんな問題が起きるのか、そして「誰が辞めても止まらない更新体制」をどう作るかをわかりやすく整理します。
なぜ一人に任せきりになってしまうのか
ホームページの更新は、社内で「できる人」に自然と集まりやすい仕事です。その結果、知識や手順がその人の頭の中にしかなく、次のような問題が起きやすくなります。
- 担当があいまい：正式な担当が決まっておらず、“なんとなく頼まれている人”に依存。
- 手順が残っていない：画像の大きさや公開の流れが口頭で伝わるだけ。
- IDやパスワードが個人管理：担当者のパソコンや個人ノートにだけ記録。
- 後回しになりやすい：「緊急じゃない」とされ、日常業務の中で時間が取られない。
一人任せがもたらす3つのリスク
- 信用の低下：古い情報が残っていると「動いていない会社」という印象につながる。
- 機会損失：採用や問い合わせ、販売の窓口が24時間止まってしまう。
- セキュリティ事故：退職者のアカウントが残ったままなどで、情報漏えいの原因になる。
“止まる前”に気づくためのチェックリスト
- 更新作業が一人のパソコンやアカウントに依存している
- 画像や資料の元データがどこにあるか分からない
- 公開前チェックの確認者が一人固定（不在のときに止まる）
- サーバーやドメイン契約が個人名義になっている
- 作業手順やルールが紙やデータで残っていない
“止まらない”更新体制をつくる3つの柱
1. 権限の設計：人ではなく役割に紐づける
- ホームページやサーバーのアカウントは個人ではなく共通の管理用メールで運用。
- 閲覧／編集／公開の権限を分け、二人以上で確認する仕組みにする。
- 退職や異動時に自動で整理される利用者リストを持つ。
2. 手順の見える化：作業を手順書にする
- 更新の流れ（依頼 → 下書き → 確認 → 承認 → 公開 → 計測）を1枚の図にまとめる。
- 画像サイズやリンクチェックなどをチェックリストにする。
- 誰でも見られるように社内共有ツールで管理。
3. 共有の仕組み：資産と知識をまとめて保管
- ロゴや写真、テンプレートをルール付きのフォルダにまとめる。
- 過去の施策や失敗を運用メモとして残す。
- 契約書や請求書は共通ドライブで管理者二人以上が確認できる状態に。
最初の90日：実行ステップ
Day 1–30：現状の棚卸し
- アカウントや契約、依頼の流れを確認
- 更新の頻度や難易度ごとにタスクを分類
- 「止まる要因」を洗い出して優先順位をつける
Day 31–60：ルール整備
- 共通メールの発行、権限の見直し
- 手順書やチェックリストを試しながら作成
- 利用者リストや素材庫の初期移行
Day 61–90：運用開始と改善
- 月ごとのサイクル（企画→制作→公開→確認→改善）を回す
- 詰まったポイントをすぐ手順書に反映
- 公開前の確認は二人以上で行う
現場が回るための基本ツール
- 依頼・進行：Google フォームやタスク管理ツール
- 文章チェック：Google ドキュメントなど共有できるもの
- 素材管理：共通ドライブ（名前のルール＋プレビュー）
- パスワード：共有できるパスワード管理ツール
- 計測：アクセス解析や検索順位ツール
外部パートナーの活用：“止めない”ための保険
社内に時間や人手を確保できない場合は、定額の更新代行サービスを「更新を止めない仕組み」として組み込むのが現実的です。企画やブランドの大事な部分は社内に残しつつ、日常の更新作業は外部に任せるという考え方です。
例：WebUpを使うとどう変わるか
- 誰かが不在でも当日〜5営業日で更新が回る
- 古いシステムや他社制作サイトでも手順を作り直して運用できる
- 月ごとに数値報告と改善提案が届き、「出しっぱなし」から抜け出せる
社内に“続ける文化”をつくる
- 月初に更新計画：「誰が・何を・いつまでに・どう測る」を1枚にまとめる。
- 小さな成功体験：まずは月2回の更新と1回の改善提案から。
- 数字で会話：アクセス数や検索キーワード、問い合わせ件数を月次で共有。
まとめ：更新は「続ける仕組み」から
一人任せは、気づかないうちに進む運用リスクです。担当者の努力や善意ではなく、仕組みで続けられる状態をつくることが大切です。
- 人ではなく役割に権限を持たせる
- 手順書とチェックリストで作業を見える化する
- 資産と知識をまとめて管理する
- 足りない部分は外部サービスで補う
ホームページは会社の窓口です。誰かが辞めても止まらない更新体制は、ブランドの信頼そのもの。今日の一歩が、半年後の“止まらないサイト”をつくります。
まずは更新体制の整理からご相談ください。
既存サイトの現状チェック、手順書の下書き、権限整理の初期設定まで、お問い合わせから気軽にどうぞ。
